Sint Jozefoord

Jozefoord biedt al tientallen jaren zorg aan ouderen, zowel in hun vestiging in Nuland als ambulant. Om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van zorg continu blijft verbeteren, was het tijd voor een update van het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en de overige applicaties. Een ingrijpend traject waarmee het hele CoVector-team aan de slag ging. Facility manager Robert ontwikkelde een nieuw plan voor het applicatielandschap.

“Het kiezen van de juiste applicaties vormt de basis voor een goed functionerende zorgorganisatie. Als de basis goed doordacht is kunnen de technische mogelijkheden verder uitgebreid worden en kan betere zorg geleverd worden. Dat begint bij het herzien van de bestaande applicaties. Zijn ze nog up to date? Welk doel dienen ze en kan het efficiënter? De techniek verandert razendsnel en voor onze klanten is niet altijd makkelijk om dat bij te houden. Als je op papier zou uitschrijven welke processen en systemen er binnen een zorgorganisatie allemaal bestaan, heb je echt wel een paar A4’tjes nodig. Het is aan mij als facility manager om overzicht te hebben van de mogelijkheden en trends en daarin passend advies te geven. Ik vorm de schakel tussen de leverancier en de organisatie en breng hen samen.”

Van domotica tot serverpark
“Bij Sint Jozefoord zijn we helemaal vanaf de basis begonnen. De organisatie wilde een nieuw ECD laten implementeren, maar na onderzoek bleek dat de ICT omgeving daarvoor niet meer toereikend was. Daardoor kon er niet meer voldaan worden aan de kwaliteitsrichtlijnen die de organisatie voor
ogen had. Ook het zorgoproepsysteem was aan vervanging toe in verband met een nieuwbouw project.
Op basis van gesprekken met de directie, waarbij we hun visie en wensen bespraken, ontwikkelde ik een ICT-beleidsplan dat daarbij zou aansluiten. Als projectleider heb ik de aanbestedingen geregeld op het gebied van ICT, Hardware, Software, CCTV, telefonie en Domotica.
Ook zijn door het hele CoVector-team diverse processen verbeterd op gebied van HRM, administratie en gebouwgebonden installaties. Er is een nieuw Enterprise Resource Planning systeem (ERP) geïmplementeerd waarbij koppelingen zijn gemaakt tussen de applicaties. Daardoor hoeven gegevens nu nog maar op één punt ingevoerd te worden. Dat bespaard veel extra werk en helpt fouten voorkomen.
Om meer inzicht te krijgen in de data van de organisatie zijn er dashboards ontwikkeld. Dit soort dashboards geven het management op gestructureerde manier inzicht in hun gegevens. Door die informatie kunnen ze beter beslissingen nemen en pro actief sturen. Uiteraard moeten al deze de processen en gegevens veilig opgeslagen worden. Hiervoor heb ik een Disaster en Recovery procedure ingericht zodat bij een calamiteit de primaire systemen zo snel mogelijk weer in de lucht zijn. De organisatie kan nu weer jaren vooruit en zich blijven richten op hun primaire doel: kwalitatieve zorg bieden.”

Financieel gezond
“De nieuwe applicaties zijn van meerwaarde voor de zorgkwaliteit, maar ook voor een gezonde bedrijfsvoering. Ook al is de primaire taak van een zorginstelling niet winst maken, ook voor een zorginstelling is het uiteraard belangrijk om financieel gezond te blijven. De ‘winst’ die ze behalen door het in gebruik nemen van nieuwe systemen, zie je meestal pas aan het eind van het traject, als de werknemers ermee aan de slag gaan. Ik faciliteer de voorwaarden en de rest van het team implementeert de nieuwe systemen, bouwt ze op maat en traint de medewerkers om ermee te werken. Bij Jozefoord bleek na de automatisering van het administratiepakket dat er van de zes mensen nog maar twee nodig waren. De overige vier gingen uiteindelijk ergens anders aan de slag binnen de organisatie.”

Hoewel het dus geen banen kostte, is dat wel iets waar veel medewerkers huiverig voor zijn: verandering van hun werkzaamheden. Robert: “Veel zorgmedewerkers zijn parttimers, dus het is extra uitdagend om een nieuwe applicatie te begrijpen en gebruiken als je er maar twee of drie dagen per week mee werkt. Daar probeer ik wel rekening mee te houden. Liever nog een keer extra uitleggen hoe het werkt en waaróm we dit doen, dan iets er doorheen duwen waar mensen met tegenzin mee werken. Ik vind het belangrijk dat een applicatie werkt voor medewerkers, niet andersom.”