Datamigratie

De overstap naar een nieuw ECD (Electronisch Cliënten Dossier) is altijd een complex
traject, zowel organisatorisch als technisch. Er is geen standaard manier om de enorme
hoeveelheid (privé) gegevens die een organisatie heeft opgeslagen over te zetten naar
een nieuw systeem. ICT consultant en programmeur Maarten van der Jagt is expert in
dit soort migratietrajecten en zorgt niet alleen voor dat alle gegevens beschikbaar blijven,
maar ook dat ze ingezet kunnen worden voor betere zorg.

Complexe puzzel
Maarten: “Een vlekkeloze datamigratie is al een complexe puzzel op zich, maar ik help de zorginstelling ook om daadwerkelijk iets te doen met die data. Data zijn losse feiten en cijfers, maar als ik die gegevens in een bepaalde context weergeef wordt het informatie. Zowel stamgegevens (zoals personeelsgegevens, kosten, aantal cliënten etc.) als de zorginhoudelijke gegevens zijn dus waardevol voor de organisatie. De migratie bestaat uit drie onderdelen: de administratieve conversie, een soepele overstap van alle zorginhoudelijke gegevens en het beschikbaar maken van het archief.
Het eerste onderdeel, het overzetten van de administratieve gegevens, is redelijk standaard bij een datamigratie. Het beschikbaar houden van zorginhoudelijke gegevens in het nieuwe ECD, is daarentegen niet vanzelfsprekend. Vaak wordt die dossier informatie handmatig door medewerkers overgezet, een tijdrovende klus. Ook is het belangrijk dat het zorg archief beschikbaar blijft, vanwege de bewaarplicht die zorginstellingen hebben.
Ik heb een methode ontwikkeld waarmee ik alle informatie uit het oude ECD uit kan lezen en beschikbaar kan maken in het nieuwe ECD. Ik doe dat door de dossier items van A tot Z digitaal beschikbaar te maken in documentvorm, per client, per thema, per periode. Deze documenten kunnen automatisch geüpload worden in het nieuwe ECD, of als naslagwerk bewaard worden. De medewerker hoeft niet meer door het oude ECD te spitten, maar vindt alles snel terug in een overzichtelijk, leesbaar en doorzoekbaar naslagwerk. Deze extra toevoeging in het migratieproces is maatwerk en helpt zorginstellingen om sneller en soepeler het oude ECD te verlaten.”

Overtroffen verwachtingen
“De techniek die ik gebruik is geautomatiseerd, betrouwbaar en reproduceerbaar. Dat betekent dat het traject ook gefaseerd uitgevoerd kan worden, waarbij de ene afdeling of locatie eerst over gaat en later de rest, op exact dezelfde manier. Het is een investering om die extra stappen toe te voegen aan het proces. Aan de andere kant zorgt mijn werk ervoor dat organisaties niet wekenlang uitzendkrachten hoeven in te huren om gegevens te over te typen of in te scannen. Of dat er dure inkijklicenties nodig zijn voor het oude ECD. Daarmee is de investering die wordt gemaakt door mij in te huren heel snel terug verdiend. Niet alle klanten hebben zicht op wat technisch mogelijk is en dat vind ik het mooist aan mijn werk: als verwachtingen overtroffen worden en het resultaat bijdraagt aan betere zorg.”