Amerpoort

Een elektronisch cliënten dossier (ECD) dat verouderd is, tientallen verschillende applicaties die niet op elkaar aansluiten, administraties in Excel; genoeg redenen voor zorgorganisatie Amerpoort om een grondig veranderingstraject in te gaan. Doel: het migreren van ECD Plancare Dossier naar PlanCare, het vereenvoudigen van de informatiestromen en het koppelingen- en applicatielandschap. Voor een groeiende organisatie met meer dan 200 locaties en 2500 medewerkers is dat op zijn zachtst gezegd een uitdaging. Programmamanager Claasjan van der Hout begeleidde dit traject.

 Terug naar de basis
“Ik begon dit traject door vanuit een helicopterview naar de organisatie te kijken. Een ECD vervangen waar zowel cliënten als personeel mee te maken hebben, betekent dat het iedereen raakt. Bestaande organisatorische en technische processen moesten worden vernieuwd door ze te digitaliseren en te automatiseren. Niet meer voortborduren op oude processen die veel tijd kosten, maar optimaal gebruik maken van mogelijkheden in de nieuwe omgeving.
Dat vroeg om een stevige voorbereiding van 9 maanden. De daadwerkelijk migratie gebeurde in een tijdspanne van drie weken, met een nazorgtraject van 4 maanden.
Tijdens de voorbereiding werden alle bestaande processen onder de loep genomen om een nieuwe basis te kunnen leggen. Dit gold voor de organisatorische aspecten, maar ook voor het kwaliteitsniveau van de zorg. Voldoen alle activiteiten aan wet- en regelgeving? Is het kennisniveau up to date? Waar kan een extra kwaliteitsslag gemaakt worden?”

In gesprek
“Met alle medewerkers die direct betrokken zijn bij het traject ga ik in gesprek. Ten eerste om kennis te maken, maar ook om vast te stellen welke kennis en verantwoordelijkheid diegene heeft. Per onderdeel bekijk ik: hoe worden processen uitgevoerd en wat valt er te verbeteren? Doen ze twee keer per maand iets op papier? Prima. Doe ze het 2000 keer per maand? Dat kan geautomatiseerd worden. Na een inventarisatie verzamel ik alle informatie en presenteer ik mijn bevindingen aan het bestuur. Samen bespreken we de toekomstvisie van de organisatie. Ook stellen we vast welke financiële ruimte er is voor innovatie. Ga je inzetten op domotica en e-health? Welke ECD systeem kan dat het beste ondersteunen? Hierbij wordt een korte termijn en lange termijn strategie bepaald. Op basis daarvan wordt na een korte verkenningsfase bepaald welk ECD de beste keuze is. Het helpt dat ik dit op een visuele manier presenteer, want dat maakt het concreet. Er ontstaat meteen motivatie om ermee aan de slag te gaan, omdat er een soort opluchting is: iemand heeft het overzicht, iemand neemt de leiding.
Een nieuw ECD inrichten kun je bij wijze van spreken in drie maanden doen, maar een systeem inrichten op basis van een toekomstvisie is veel duurzamer. Ja, het kost meer tijd en ondersteuning in het begin, maar daarna kan de organisatie jarenlang vooruit op eigen kracht.”

Ontdek je nieuwe functie
“Mijn rol als programmamanager is niet: geforceerd veranderingen doorvoeren, maar juist coachend. Mijn doel is dat medewerkers zelf tot inzichten komen. De key users en teamleiders zijn degenen die het systeem gaan gebruiken en beheren. Het is belangrijk dat zij nauw betrokken worden bij het traject, omdat zij hun kennis kunnen overdragen aan andere medewerkers. In de beginfase is er soms weerstand op de werkvloer, dat is normaal bij veranderingen. Dergelijke trajecten zijn best intensief en soms raakt iemand achterop. Emotioneel kan het dan best wel even moeilijk zijn, maar als je respect en geduld hebt voor elkaar dan voelt iedereen zich gehoord en gezien. Ik nodig medewerkers uit om mee te denken en moedig ze aan om hun eigen nieuwe rol te ontdekken. Ik ga niet voor een quick fix, maar voor duurzame verbetering.”