Electronisch Cliënten Dossier

Door het personeelssysteem aan te sluiten op het ECD (Elektronisch Cliënten Dossier), gaan veel administratieve processen die eerst handmatig gingen, automatisch. Dat scheelt niet alleen tijd, maar het systeem wordt ook een stuk minder gevoelig voor fouten. Om twee aparte systemen naadloos op elkaar aan te laten sluiten zijn goede programmeurs nodig, maar misschien nog wel uitdagender is het inzichtelijk maken van alle onderliggende processen die samen moeten komen in een systeem. Projectmanager Loes van Houwelingen helpt zorginstellingen bij dit traject.

Minder menselijke fouten
Loes: “Het koppelen van verschillende systemen is in eerste instantie een flinke klus, want er zijn enorm veel gegevens die overgezet moeten worden, maar het is zeker de moeite waard. Daardoor worden gegevens die eerst steeds handmatig ingevoerd of opgezocht moesten worden, met één klik op de knop inzichtelijk in de juiste context. Door de koppeling van het personeelssysteem met het ECD zie je dus bijvoorbeeld meteen wanneer een medewerker in dienst kwam, wat zijn functieomschrijving is, op welke locatie hij werkt, welke autorisaties hij heeft, etc. En ook zorgt een geautomatiseerd systeem er bijvoorbeeld voor dat als iemand uit dienst treedt, die persoon automatisch geen toegang meer heeft tot gevoelige gegevens van de organisatie. Daar gaat het nu nog wel eens mis. Menselijke fouten komen een stuk minder voor als dit soort systemen geautomatiseerd zijn.”

Terug naar de basis
“Elke organisatie is weer anders, dus dergelijke ICT projecten zijn altijd maatwerk. Door mijn ervaring met implementaties en koppelingen van ECD systemen, weet ik welke onderdelen uitdagend zijn en waar knelpunten liggen. Daardoor kan ik sneller tot de kern komen en advies geven over de aanpak. Het voordeel van mijn rol als extern projectmanager is dat ik mij 100% op deze taak kan richten. Medewerkers van een zorgorganisatie bespreken in een vergadering ook wat er moet veranderen, maar vervolgens worden ze opgeslokt door hun dagelijks werk en dan blijft het liggen.
Als ik start met een project ga ik terug naar de basis; niet vast willen houden aan bestaande gewoontes, maar kijken naar het uiteindelijke doel van een proces en wat ervoor nodig is om daar te komen. Daarom is het belangrijk om eerst de huidige werkwijze onder de loep te nemen en alle bestaande
gegevens te controleren. Als je wilt dat de processen geautomatiseerd verlopen, dan moeten alle brongegevens kloppen en mogen er geen fouten in het systeem zitten.”

Stip op de horizon
“Voor zorgmedewerkers is het niet altijd makkelijk om die stip op de horizon te zien en kritisch naar hun eigen werkproces te kijken. En managers zijn niet altijd meteen overtuigd van een aanpak die extra tijd en geld kost. Daarom vind ik het belangrijk om iedereen mee te nemen in het denkproces. Dat doe ik bijvoorbeeld door het traject op te delen in stukken en uit te leggen welke mijlpalen we samen moeten behalen. Waar staan we nu, wat willen we veranderen en hoe gaan we dat aanpakken? Daarmee maak ik het overzichtelijker en geeft het ook voldoening als we samen weer een stap verder zijn gekomen. Door mijn ervaring in verschillende lagen van de organisatie, weet ik goed welke behoeftes en werkprocessen er zijn. Ik zorg dat ik het overzicht houd en altijd op ieder niveau kan uitleggen wat er gebeurt en waarom. Dat geeft houvast voor zowel het management als de medewerkers.”