Syndion

Zorgorganisatie Syndion wilde overstappen naar een nieuw Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en vroeg Jan van der Hout van CoVector om dit te begeleiden. Het technische deel, het overzetten van data, werd gedaan door de software leverancier. De begeleiding was tweeledig: de nieuwe omgeving werd zo ingericht dat het helemaal aansloot op de behoeften van de organisatie, en daarnaast coachte Jan de applicatiebeheerders en administratief medewerkers bij het in gebruik nemen van de applicaties.

Inrichten van het ECD
“Voor het inrichten van een nieuw ECD systeem is het belangrijk om eerst te onderzoeken welke bestaande werkprocessen er zijn. Ik kijk goed naar de huidige werkwijze en stel kritische vragen. Door helder te krijgen welke processen er zijn en waar bijvoorbeeld (te) veel tijd aan wordt besteed, kan ik het nieuwe systeem efficiënter inrichten, zodat het helemaal aansluit op wat de organisatie nodig heeft. Ik zorg bijvoorbeeld dat er een handleiding gemaakt wordt zodat de medewerkers het daarna zelf kunnen, of dat bepaalde stappen voortaan geautomatiseerd worden. Automatisering in de zorg is sowieso een proces waar veel winst valt te behalen.
Ook denk ik dat er de komende jaren nog veel te ontwikkelen valt op het gebied van data. Iedereen roept tegenwoordig dat data belangrijk zijn, maar aan heel veel data heb je niet per se iets. Je hebt iets aan data als ze verbanden en trends kunnen laten zien.
Om die weer te geven, moet eerst vastgesteld worden welke gegevens belangrijk zijn voor de zorgorganisatie en welke doelstellingen daaraan verbonden zijn. Dan kun je gericht gaan sturen en je beleid baseren op inzichtelijke feiten en cijfers. Als techniek en visie samenkomen, kun je echt kwaliteit
leveren.”

Begeleiding & coaching
“Naast het inrichten van het ECD systeem, coach ik ook de medewerkers. Dit doe ik ten eerste door kennisoverdracht; uitleggen hoe het systeem werkt zodat het nieuwe werkproces voor hen begrijpelijk is. Ten tweede door het structureren van hun werkzaamheden, zodat ze op week- of maandbasis precies weten met welke taken ze aan de slag kunnen, in welke volgorde en hoe dat aan te pakken. Ik kijk daarbij niet alleen naar hoe het systeem zo optimaal mogelijk werkt, maar ook naar de menselijke kant. Als ik merk dat er bijvoorbeeld een (te) hoge werkdruk is bij de medewerkers, dan geef ik dat aan bij mijn opdrachtgever. Anders is de kans groot dat vroeg of laat iemand omvalt en daar heeft niemand iets aan. Omdat ik in mijn rol als extern consultant onpartijdig ben, is het makkelijker om mensen te overtuigen. Ik heb ieders belang voor ogen, niet alleen van de ene of andere afdeling. Tegelijkertijd zit ik wel letterlijk naast ze te werken en daardoor maak ik na een tijdje echt deel uit van het team.”

Meerwaarde van een ICT-consultant
“Het coachen en begeleiden van medewerkers naast het technische proces van de migratie, heeft veel meerwaarde. Een ECD systeem is bedoeld om de zorgkwaliteit te verbeteren en de werkzaamheden makkelijker te maken, maar het kan overweldigend zijn voor medewerkers om zich een nieuw systeem eigen te maken. Er is nu eenmaal geen kant en klare handleiding voor, want elke organisatie werkt op een andere manier.
Als consultant van CoVector spring ik in het gat tussen de softwareleverancier, die in principe alleen de techniek levert, en de medewerkers die allerlei veranderingen op zich af zien komen en daar vaak wat weerstand tegen hebben.
Als ik nu zie hoe applicatiebeheerders zelfstandig dingen oplossen en zelf nadenken over de verbanden tussen het probleem en mogelijke oplossing, dan ben ik echt tevreden. Zij kunnen vervolgens andere medewerkers makkelijker iets uitleggen, zodat zij het ook begrijpen. Het gaat dus verder dan een nieuw systeem in gebruik nemen; dat is een mentaliteitsverandering.
Dat mensen verder kunnen en willen denken dan hun eigen ‘hokje’, zorgt ervoor dat eventuele problemen sneller opgelost worden, dat er minder tijd wordt verspild aan administratieve rompslomp en het belangrijkste: dat de organisatie zichzelf blijft verbeteren.”